Gestione Documenti in Validoc

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Validoc permette il salvataggio dei documenti prodotti a partire dalle stampe AS/400 ( iSeries – IBM i ) in cartelle di rete su Server, Nas/San e IFS.

Consentendo il salvataggio dei documenti in rete PC, con la costruzione automatica delle cartelle che li contengono, Validoc realizza un primo livello di archiviazione e di consultazione di questi documenti.

 

La ricerca dei documenti sfogliando le cartelle di rete oppure usando il “Cerca” di Windows, però, potrebbe risultare poco funzionale.

Meglio sarebbe disporre di uno strumento di ricerca più evoluto basato su elementi identificativi del documento.

Validoc viene incontro a questa necessità, fornendo dei programmi di ricerca e visualizzazione dei documenti offrendo, quindi, delle funzioni di base di Gestione Documentale.

Ad ogni salvataggio di documento Validoc registra i dati di questo salvataggio: percorso, nome file, caratteristiche del documento salvato e suoi riferimenti.

Una volta completato il percorso di creazione del documento, è possibile utilizzare un programma di interrogazione che forniamo sia in ambito PC che in ambito AS/400 per svolgere delle ricerche sui documenti salvati e visualizzarli.

Qui sotto due immagini dei due programmi (PC e AS/400) di ricerca con la finestra di selezione, per la ricerca dei documenti, aperta (click sull’immagine per ingrandire):

I programmi di interrogazione permettono le ricerche “Da” “A” sui documenti. E’ possibile interrogare in base al nome del documento, alla data di creazione oppure per i dieci possibili riferimenti.

I documenti, una volta individuati, possono essere visualizzati con il visualizzatore previsto di default sul PC (nel caso di PDF si tratta, in genere, dell’Adobe Reader) come mostrato nelle immagini sottostanti.

Per facilitare l’integrazione con i software gestionali viene, poi, fornita, in ambito AS/400, un’API di interrogazione. Questa API può essere richiamata da altri programmi AS/400 del gestionale e ritornare i dati del documento (riferimenti, percorso di salvataggio in rete, nome documento, etc.) oppure effettuare direttamente la visualizzazione del documento con il programma di visualizzazione di default  previsto sul PC per quel tipo di documento.