Firma Elettronica (grafica) nei documenti aziendali

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Alcuni documenti aziendali necessitano, ai fini civilistici, di una firma autografa.

I documenti maggiormente interessati dall’apposizione di una firma sono i DDT e le fatture accompagnatorie.

Questi documenti vengono firmati dalla persona che ritira la merce per provare l’avvenuta consegna.

In caso di contestazioni sulla consegna, il fornitore può sempre esibire il documento firmato per provare di aver consegnato la merce al cliente.

Nell’ambito di una gestione documentale efficiente, però, questo procedimento di firma manuale comporta una penalizzazione nella velocità e praticità della gestione.

Infatti, per poter salvare il documento firmato, si deve procedere ad una scansione del documento stesso stampato in precedenza.

Le fasi di scansione dei documenti, sono passaggi poco funzionali che possono essere evitati introducendo meccanismi di firma eseguita con signature pad o con tablet.

Se, anziché realizzare la firma in modalità autografa sul foglio di carta, si passa a richiedere la firma con uno strumento elettronico, è possibile ottenere un documento finale già digitale, comprensivo della firma, senza scansionarlo.

Questo processo rappresenta una ottimizzazione che porta ad importanti risparmi di tempo del personale almeno laddove l’azienda realizzi una archiviazione dei documenti in forma digitale.

Per coloro che svolgono anche la procedura di conservazione sostitutiva, c’è un vantaggio ulteriore. Non è necessario stampare la propria copia di documento (la copia “mittente”). Considerando il costo del toner e della carta, su base annua, si tratta di un risparmio sensibile.

Dal punto di vista legale, la firma realizzata con questa funzione di Validoc ha una validità contenuta. Si tratta di una “firma elettronica” semplice, cioè non “avanzata” né “qualificata” né “digitale”.

In pratica, si tratta di un semplice tratto grafico svolto dal cliente sul PAD e riportato nel documento, ma senza la valenza della firma autografa o, comunque, con una valenza giuridica minima.

La valutazione se impiegare questo tipo di firma elettronica od una più impegnativa (equivalente alla firma autografa), dipende quasi esclusivamente dal valore del trasporto.

Se la merce che trasportate ha un grande valore e siete disposti ad arrivare sino ad un giudizio in tribunale, nel caso di disconoscimento della firma del destinatario sul vostro documento, allora dovete prevedere di utilizzare sistemi più evoluti quali la firma grafometrica che, in qualità di firma elettronica avanzata, ha una valenza giuridica più ampia.

Se, invece, la merce che trasportate non ha un grande valore o, comunque, non arrivereste mai sino ad una vertenza giudiziaria (che comporta tempi e costi considerevoli) con il vostro cliente, la modalità di firma elettronica semplice, esposta in questa pagina, può darvi ottimi risparmi ed è relativamente semplice da attivare.

La modalità prevista da Validoc per darvi le funzioni di firma elettronica (grafica), sono particolarmente adatte alla firma presso propri magazzini o negozi, dove il cliente si presenta ad acquistare o, semplicemente, a ritirare la merce.