PDF/A: un formato per la conservazione a lungo termine.

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Validoc permette di produrre file PDF anche nel formato PDF/A.

I file in formato PDF/A sono file grafici che descrivono documenti in modo simile ai file PDF da cui derivano.
Infatti il formato PDF/A, standard internazionale ISO (19005-1:2005), è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe System Inc.

La necessità di avere questo nuovo formato nasce dall’esigenza di poter visualizzare i documenti anche dopo periodi di tempo molto lunghi dalla loro creazione.

Il caso classico è quello dell’archiviazione museale. Una carta costituzionale, una dichiarazione di indipendenza od altri documenti storici, debbono poter essere visualizzati senza problemi anche dopo secoli.

Il PDF/A fornisce, quindi, un formato standard per l’archiviazione nel lungo periodo dei documenti elettronici.

Il PDF/A consente di mantenere l’aspetto visivo ed il contenuto dei documenti costante, indipendentemente dalla piattaforma e dagli strumenti utilizzati per la creazione e la visualizzazione.

Lo standard ISO 19005-1:2005, oltre a definire il formato PDF/A, definisce i requisiti che devono essere soddisfatti dai lettori di PDF/A per essere considerati “lettori conformi”.

Un documento, per soddisfare i requisiti PDF/A, deve essere “auto-contenuto”, quindi tutto il contenuto visibile del documento, come testo, font, colori e immagini, deve essere inserito nel documento.

E’ vietato l’uso di macro, javascript ed eseguibili in genere, i font debbono essere incorporati ed i meta-dati debbono essere in formato XMP (Extensible Metadata Platform).

Lo standard PDF/A è suddiviso in due parti, PDF/A-1a e PDF/A-1b dove il primo è più restrittivo del secondo.

Dal 15 Gennaio 2009 alcuni documenti devono essere presentati alla Camera di Commercio in formato PDF/A.

L’obbligo di presentazione in PDF/A riguarda gli atti notarili o agli altri documenti che possono essere considerati come atti (atti costitutivi, modifiche, procure, trasferimenti, etc.).

Per la presentazione dei documenti alla Camera di Commercio è sufficiente il formato PDF/A-1b.

Anche per la conservazione sostitutiva il PDF/A può essere una soluzione indicata.

La normativa non lo impone, ma considerando i lunghi periodi di conservazione dei documenti fiscali, il PDF/A diventa un formato preferibile al PDF od al Tiff.