Informativa per il trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”)
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Record Informatica srl – Baluardo A. La Marmora, 2 (NO) – P.I. 01939230031 (di seguito “Titolare” oppure “il Titolare”).
Per qualsiasi richiesta in merito al trattamento dei dati personali, nonché per esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR, e meglio
descritti al punto 5, è possibile contattare il Titolare all’indirizzo e-mail: record@recordinformatica.it
2. Finalità del Trattamento
Il Titolare raccoglie dei dati personali dei Clienti per la gestione della normale attività prevista dai contratti. Tali dati personali vengono trattati per le finalità di seguito descritte.
a) Concludere i contratti per i servizi forniti dal Titolare.
I dati potranno essere raccolti e trattati per la finalità della conclusione dei contratti per le attività/servizi forniti dal Titolare.
b) Adempiere agli obblighi derivanti dai rapporti in essere.
Le motivazioni di questa raccolta sono legati al dare riscontro alle richieste di informazioni ed alla gestione dei contratti derivanti dai rapporti attivi.
I dati trattati sono: nome e cognome, dati anagrafici, codice fiscale, indirizzi email, numero di telefono e riferimenti bancari.
La base giuridica della raccolta è legata all’esecuzione di un contratto di cui il cliente è parte (art. 6-1 (b) GDPR) (“il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso“). Il conferimento dei dati è necessario, poiché, in assenza, il Titolare non potrà dare
riscontro alle richieste del Cliente, fornire comunicazioni di servizio e dare esecuzione al contratto stesso.
I dati dei Clienti saranno conservati solo per il tempo necessario per l’esecuzione dei servizi richiesti o per il tempo di conservazione previsto dalla legge.
I dati saranno condivisi con dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di esecutori delle finalità del contratto/servizio.
I dati potranno essere condivisi con società terze o altri soggetti (istituti di credito, studi professionali, consulenti, studi legali, ecc..) che svolgono attività per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento per le aree di loro competenza.
c) Difesa dei i propri diritti
Il Titolare potrà trattare i dati personali per la difesa dei diritti e/o agire nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di controversie sorte in relazione ai servizi resi.
A seconda dei casi saranno trattati i dati personali raccolti per le varie finalità esposte nella presente informativa.
La base giuridica è quella del legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti (art. 6-1 (f) GDPR) (“il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore.“).
I dati dei Clienti saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere ad eventuali obblighi legali, con riferimento alla tutela in sede giudiziaria dei diritti del Titolare, ovvero in caso di richieste dell’autorità, ovvero perseguire la tutela del diritto.
Dipendenti e collaboratori del Titolare e Società terze potranno trattare i dati personali per la difesa dei diritti e/o agire nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di controversie sorte in relazione ai servizi resi.
d) Adempimento di obblighi di legge
Il Titolare potrà trattare i dati personali per l’adempimento di obblighi a cui è tenuto sulla base di leggi, normative comunitarie, regolamenti o da disposizioni e richieste delle autorità a ciò legittimate.
I dati trattati dipenderanno dagli obblighi a cui adempiere.
La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale (articolo 6-1 (c) del GDPR) (“il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento“).
I dati dei Clienti saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge e dare corso alle richieste dell’autorità.
Dipendenti e collaboratori del Titolare e Società terze potranno trattare i dati personali per l’adempimento di obblighi di legge.
e) Svolgimento di attività di marketing
Il Titolare, potrà trattare i dati personali per finalità di marketing e comunicazione pubblicitaria volta ad informare il Cliente su iniziative promozionali del Titolare mediante strumenti quali ad esempio, posta elettronica, SMS, Whatsapp e altri strumenti di messaggistica, oppure per condurre ricerche di mercato.
Verranno trattati i seguenti dati: nome e cognome, email, numero di cellulare e numero di telefono.
La base giuridica del trattamento risiede nella necessità di effettuare periodiche comunicazioni alla clientela (articolo 6-1 (a) del GDPR) (“l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità“).
I dati dei Clienti saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle attività di marketing previste durante il periodo d’uso dei servizi.
Dipendenti e collaboratori del Titolare e Società terze potranno trattare i dati personali per l’adempimento delle finalità di marketing connesse al prodotto/servizio acquistato.
3. Modalità di trattamento
Il Titolare tratta i dati personali dei Clienti per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente:
“qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”
I dati sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico.
Il Titolare conserva i dati personali di Clienti, solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata.
I dati personali che non siano più necessari o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, verranno cancellati / distrutti.
4. Trasferimento verso paesi terzi
I dati personali saranno trattati, per le finalità di cui alla presente Informativa, esclusivamente all’interno dei paesi che appartengono all’Unione Europea (UE).
5. Diritti in materia e Reclami da avanzare all’autorità di controllo
Ogni Cliente ha diritto di chiedere al Titolare, previa sussistenza del presupposto giuridico alla base della richiesta:
a) l’accesso ai dati personali, come previsto dall’art. 15 del GDPR: “L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo”
b) la rettifica o l’integrazione dei dati personali in possesso del Titolare ritenuti inesatti, come previsto dall’art. 16 del GDPR
c) la cancellazione dei dati personali per il quale il Titolare non ha più alcun presupposto giuridico per il trattamento, come previsto dall’art. 17 del GDPR
d) la limitazione del modo in cui i dati personali sono trattati, qualora ricorrano una delle ipotesi previsti dall’art. 18 del GDPR
e) la copia dei dati personali forniti al Titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e la trasmissione di tali dati ad un altro titolare del trattamento (cd. portabilità), come previsto dall’art.20 del GDPR
f) la revoca del consenso, laddove il trattamento sia fondato su tale base giuridica.
Diritto di opposizione: oltre ai diritti in precedenza elencati, il Cliente ha sempre facoltà di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali svolto dal Titolare per il perseguimento del proprio legittimo interesse. Inoltre, il Cliente può sempre opporsi in qualsiasi momento qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing. L’esercizio di tali diritti, che può essere fatto attraverso i recapiti del Titolare indicati al punto 1, è gratuito e non è soggetto a vincoli. Sarà onere del Titolare verificare che il Cliente sia legittimato ad esercitare il relativo diritto e dare riscontro, di regola, entro un mese.
Nel caso in cui il Cliente ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.garanteprivacy.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.
Data Ultimo aggiornamento: Luglio 2024