Postalizzazione

Con il termine “Postalizzazione” si intende il processo di invio della posta tradizionale (non e-mail) tramite un società che provvede ad eseguire tutte le attività di stampa, piegatura, imbustamento, affrancatura e consegna alle Poste Italiane per il recapito.

La ragione principale che spinge le aziende ad avvalersi di un postalizzatore (società esterna che esegue la postalizzazione) risiede nell’eliminazione dei tempi persi per tutte le attività legate alla gestione della posta.

Convenienza.

A partire da poche centinaia di buste al mese, i tempi persi per eseguire le operazioni di preparazione della spedizione postale sono già sensibili ed onerosi.

L’utilizzo di un postalizzatore per questa funzione consente anche di risparmiare i consumabili connessi all’invio postale (carta, buste, toner, elettricità, consumo stampanti, etc.).

Il postalizzatore, consegnando alle Poste Italiane grandi volumi di buste, ha diritto ad accedere alla tariffa detta di posta “massiva”, più conveniente rispetto alla tariffa di posta “prioritaria”, l’unica disponibile per le aziende ed i privati.

La somma dei risparmi dati dalla tariffa agevolata e dal risparmio sui consumabili compensa da sola il 60/70% del costo del servizio di postalizzazione.

Gli evidenti vantaggi derivati dall’eliminazione delle operazioni manuali legate agli invii postali bilanciano ampiamente il restante 30/40% del costo del servizio.

Servizi aggiuntivi.

Il servizio di postalizzazione offre, in più, elevati livelli qualitativi dei documenti stampati ed offre servizi legati all’utilizzo di carte speciali o prestampate.

Il postalizzatore può anche gestire invii di natura pubblicitaria tramite la tariffa di posta “target”. È in grado anche di offrire servizi di consulenza per la composizione dei documenti pubblicitari e non.

I servizi di postalizzazione si appoggiano per il recapito della posta a più di un carrier sfruttando, quindi, le tariffe o le condizioni migliori di consegna.

A tutt’oggi, il carrier prevalente è ancora Poste Italiane, ma negli ultimi anni si sono affacciati sul mercato altri attori che effettuano consegne postali con servizi a valore aggiunto quali la certificazione della consegna tramite posizionamento GPS.

I postalizzatori offrono anche la possibilità di interrogare il proprio sito per avere riscontro dell’esito delle proprie consegne oppure di ricevere, tramite allegato e-mail, un file con i dati delle consegne avvenute.

Tramite l’interfaccia web offerta dal sito del postalizzatore, il singolo documento può anche essere reinviato al destinatario in caso di smarrimento o richiesta di copia.

Obsolescenza dell’invio postale.

Negli ultimi anni, le aziende si sono fortemente orientate all’uso della posta elettronica per l’invio della propria corrispondenza.

Vi sono, però, ancora forti resistenze al passaggio ad un invio dei documenti aziendali totalmente elettronico per abitudini, per paura di mancate consegne o per necessità.

Molte aziende, infatti, avendo una base di clientela molto frammentata (negozi, piccoli artigiani, singoli utenti, etc.) non possono utilizzare la posta elettronica per la totalità dei loro clienti in quanto non completamente affidabile e foriera di smarrimenti o contestazioni su mancati invii.

La spedizione tramite posta ordinaria rimane, quindi, ancora un canale necessario per molte aziende.

Formati di spedizione.

La spedizione dei documenti aziendali tramite postalizzatore avviene compattando i documenti aziendali in un unico flusso dati, definito in genere con il termine “lotto”, che viene spedito per via telematica alla società postalizzatrice.

All’interno del lotto ogni documento deve avere una chiara identificazione del destinatario oltre a dei dati aggiuntivi che permettono la lavorazione del documento (indicazione del mittente e del tipo lavorazione da eseguire).

Il formato di definizione dei dati storicamente più importante è il “chiocciola”(@) così definito per la presenza di questo simbolo davanti alle istruzioni che fornivano le indicazioni di lavorazione e di spedizione dei documenti.

Nei lotti chiocciola non veniva inviata la grafica che rimaneva residente presso il postalizzatore che la applicava al testo ricevuto componendo il documento finale.

In tempi più recenti alcuni postalizzatori hanno iniziato ad accettare il semplice formato testo, che permetteva di evitare la formattazione dei documenti secondo le regole del chiocciola.

Il modello di dati più recente per la fornitura dei documenti è, però, il PDF.

Con il PDF la grafica viaggia assieme al testo, consentendo di avere uniformità assoluta tra un documento stampato in azienda ed un documento stampato dal postalizzatore.

Il rovescio di medaglia dell’uso del PDF è dato dai tempi di upload (trasmissione) che si allungano essendo il file PDF più “pesante” rispetto ai formati testuali o chiocciola.

In presenza di volumi di documenti medi o piccoli e con linee trasmissive sufficientemente performanti, il pregio di avere l’uniformità grafica assoluta tra un documento PDF stampato presso la sede dell’azienda e quello stampato dal postalizzatore, rende preferibile l’uso del formato PDF.

Programma di gestione.

Il lotto di documenti può essere spedito al postalizzatore tramite un operazione manuale di upload dal sito del postalizzatore.

È però preferibile dotarsi di un software che provveda ad eseguire le trasmissioni dei lotti intercettando eventuali errori trasmissivi e, soprattutto in grado di tenere traccia dei vari lotti spediti nel tempo e di quali erano le consegne presenti nel lotto.

Validoc.

Validoc, con la versione 4.4, si è dotato di un modulo per la gestione dei lotti di invio al postalizzatore, offrendo anche questa opzione nell’ambito del delivery del documento aziendale.

La nostra realizzazione verte sull’invio dei documenti in formato PDF, avendo scelto di prediligere il formato qualitativamente migliore tra quelli attualmente utilizzabili.

Integrato con il resto della gestione di Validoc, il modulo “Postal” permette di impacchettare i flussi di documenti in lotti PDF, gestire la spedizione al postalizzatore e tenere traccia di ogni invio con il dettaglio delle singole consegne presenti.

Per informazioni sul funzionamento della procedura e sul rapporto costo/beneficio della procedura potete prendere contatto con il personale commerciale di Record Informatica.