Da Aprile 2015 la Pubblica Amministrazione Italiana può ricevere le fatture dei fornitori solo se vengono inviate tramite strumenti informatici e telematici e in modalità conforme con i criteri previsti dalla Pubblica Amministrazione stessa.
Storia.
Il percorso per arrivare a questa situazione è stato abbastanza articolato e accidentato.
Nel 2007 vede la luce la prima legge che imponeva l’obbligo di fatturazione elettronica allo stato.
Nel 2008, un decreto attuativo individuava il gestore del sistema di interscambio dei dati ma mancavano del tutto le specifiche tecniche che ne chiarissero le modalità di funzionamento e, quindi, tutto rimase fermo.
Si passa, dopo un “buco” di 5 anni, al 2013 quando improvvisamente il processo si rimette in moto e, con un decreto ministeriale, vengono definite le modalità di fornitura e l’indicazione di due date: 6 Giugno 2014 e 31 Giugno 2015 (poi rettificato a 31 Marzo 2015).
A partire dalla prima data, hanno dovuto adottare l’invio telematico solo i fornitori di alcuni enti dello stato (Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza). Entro la seconda data tutti gli altri.
Da Aprile 2015, quindi, ogni fornitore dello stato deve inviare la fattura nel formato elettronico e non più analogico (carta o PDF via mail).
Vantaggi per lo stato
Lo stato trae da questo cambiamento un enorme vantaggio economico, perchè il formato elettronico permette il caricamento diretto dei dati delle fatture senza nessuna attività manuale di digitazione laddove, ovviamente, l’ufficio della PA si doti di strumenti informatici per eseguire questo caricamento automatizzato.
La pubblica amministrazione, trae anche molteplici vantaggi in termini di visibilità centralizzata e trasparenza dei dati delle forniture.
Vantaggi per le aziende fornitrici.
La promessa, per i fornitori, è che i pagamenti avverranno con maggior rapidità e con maggior controllo su possibili atti di concussione da parte di funzionari dello stato.
Modalità della fornitura.
Le operazioni da svolgere per la fornitura alla PA sono sostanzialmente due, anche se la seconda è composta da tre passaggi:
1) Produrre i dati delle fatture da spedire allo stato nel formato XML (file di dati) e secondo la struttura prevista
2) Il file XML prodotto, deve essere Firmato digitalmente, Spedito tramite gli opportuni canali telematici allo SdI (Sistema di Interscambio) e posto in Conservazione sostitutiva. Da qui in avanti chiameremo queste operazioni con la sigla “FSC”.
Come fare per realizzare queste due operazioni?
Evidenziamo due possibili scenari:
a) Realizzare il file XML a partire dal proprio gestionale e caricarlo su un servizio web per realizzare l’FSC.
b) Oltre a realizzare il file XML, realizzare in proprio anche l’FSC con gli strumenti opportuni.
Il caso “a” rende più semplice la realizzazione perchè si scarica la fase FSC su un ente esterno. Il caso “b” è più articolato ma permette una maggior sicurezza dal punto di vista “privacy” e controllo.
Per molti il tema della privacy sui dati potrebbe sembrare ininfluente. Ma per altri, questo tema è particolarmente sentito. Si pensi, infatti, al fornitore della PA che vince un bando di gara grazie a piccoli scarti economici rispetto alla concorrenza ed è, giustamente, preoccupato che i dati relativi ai prezzi delle forniture possano essere visti dalla concorrenza. Difficilmente accetterà soluzioni dove i dati delle sue fatture possano essere carpiti da altri fornitori della PA, indipendentemente dalle garanzie fornite dal service esterno.
Se si opta per una gestione completamente interna, è consigliabile rivolgersi ad un fornitore specializzato almeno per la fase FSC piuttosto che cercare di crearsela in proprio. La firma del file XML e l’invio allo Sdi possono essere problematiche superabili con relativa facilità (per processi estemporanei e non massivi, cioè per volumi contenuti di fatture). La conservazione sostitutiva, invece, è un tema più delicato e complesso.
Dotarsi di strumenti interni può, anche, rappresentare un’ottima scelta se si opta per avviare, contemporaneamente, un processo di conservazione sostitutiva e gestione documentale di tutti i documenti amministrativi della azienda.
In quest’ultimo contesto, infatti, gli strumenti per gestire l’FSC, risulterebbero componenti del software di gestione documentale (conservazione) o degli add-on di quest’ ultimo (firma ed invio allo SdI).
Approfittare della fornitura allo stato per ottimizzare, contemporaneamente, i processi di gestione dei documenti in azienda è, indubbiamente, un approccio intelligente (budget economico permettendo).
Coloro che, invece, già possiedono una procedura di conservazione sostitutiva, troveranno relativamente facile e non troppo oneroso, aggiungere i moduli software per la firma del file XML e la spedizione alla PA.
Se dovete costruire la soluzione software internamente e avete un sistema contabile basato su AS/400, può venirvi in aiuto Validoc che, a partire dalla stampa della fattura, può estrarre i dati e produrre l’XML secondo il formato previsto.
Record Informatica può supportarvi anche nella fornitura di una soluzione interna mirata a risolvere le sole problematiche FSC oppure indirizzata ad una completa gestione documentale.
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