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Documenti leggibili ed efficienti

Leggibilità ed efficienza nei documenti aziendali

Un documento aziendale di natura contabile (fattura, ordine, DDT, etc.) deve assolvere i compiti generici di un documento (fornire informazioni) con la migliore efficienza possibile.

Se un articolo di una rivista di cultura può essere letto con tutta calma nel tempo libero, un documento aziendale viene letto rapidamente e non deve ritardare lo sviluppo del lavoro.

Per essere "efficiente" un documento aziendale deve:

  • fornire la miglior leggibilità
  • presentare il maggior numero di informazioni utili per ogni foglio
  • contenere il costo di produzione del documento stesso

Qui di seguito vi forniamo alcuni consigli per la redazione di un documento efficiente.

Il primo consiglio che si vuole dare è quello di orientare sempre i documenti in senso verticale (portrait).

Documento A4 verticale

Lo sviluppo del documento in orizzontale aveva un senso quando le stampanti avevano una risoluzione di stampa ridotta rispetto alle stampanti odierne. Stampare con dei caratteri compressi abbassava la leggibilità del documento. Si preferiva, quindi, stampare in orizzontale per avere uno spazio più ampio dove utilizzare un carattere grande e ben leggibile pur mantenendo tutto il testo che si riteneva di dover stampare in orizzontale.

Oggi, disponendo di stampanti con risoluzione elevata, è sicuramente preferibile optare per l’orientamento del documento in verticale, usando un carattere con dimensione ridotta ma che rimane leggibile grazie alla miglior qualità di stampa. In questo modo si ottimizza la stampa sfruttando la maggior lunghezza del foglio in senso verticale.

L’orientamento orizzontale rende, anche, più problematica la corretta centratura dell’indirizzo di spedizione nella finestra della busta obbligando a piegature del foglio "bizzarre" ed è meno funzionale nella consultazione quando archiviato in faldoni.

Gestire l’interlinea (numero di linee per unità di misura verticale) del documento, è il secondo consiglio per ottenere dei miglioramenti nell’efficienza del documento.

Se si sta utilizzando il valore di interlinea di 6 linee per pollice, si prenda in considerazione di aumentare il valore sino a 8 linee per pollice. In questo modo si ottiene di inserire nel documento circa 20 nuove linee di stampa. Questo permette di avere un maggior numero di informazioni nel documento senza comunque appesantirlo.

Interlinea di stampa
Cambi Font

Dal punto di vista grafico, poi, un consiglio utile è quello di evitare l’eccesso di cambi font. Dal punto di vista della leggibilità, cambiare frequentemente font nel documento o lanciarsi in continue enfatizzazioni e sottolineature, crea dispersioni nella leggibilità.

Il consiglio è di scegliere un font base per tutto il documento ed eventualmente, per eccezioni, enfatizzare in grassetto o con un cambio font ragionevole, le parti che devono risaltare.

Cercate di non mischiare Font con "grazie" e font senza "grazie". I secondi, più adatti alla stesura di documenti tecnici, sono consigliabili per i documenti aziendali. Quest’ultimo consiglio è, però, suscettibile di gusti o sensazioni personali.

Grazie nei Font

Esempi di font con le grazie sono il Times New Roman e il Courier. Tra i principali senza grazie: Arial, Letter Gothic, Calibri.

Foratura Documento

Nel preparare l’impostazione del documento, sarebbe bene tenere conto dei fori della perforatura.

Quando il documento stampato finisce negli uffici amministrativi, viene forato per inserirlo nei raccoglitori (per coloro che non fanno ancora uso della gestione documentale).

In genere vengono praticati due fori a circa quindici millimetri dal bordo della carta a sinistra nella zona centrale del documento.


Preparate la vostra stampa cercando di non usare questo spazio nella zona del dettaglio del documento. Considerando il margine non stampabile della stampante laser, si tratta di lasciare da 3 a 5 colonne vuote in misura inversamente proporzionale alla dimensione del vostro font.

L’uso del colore per quanto gradevole e, in alcuni casi, anche utile, è da evitare.

Il colore, infatti, trascina con sè un aumento delle dimensioni delle componenti grafiche, dei tempi di stampa e delle dimensioni del file PDF ottenuti dalla conversione della stampa in documento PC.

Bianco Nero e Colore

Nelle aziende, poi, le stampanti laser sono ancora prevalentemente in bianco e nero. Questo imporrebbe qualche limitazione legata alla scelta della stampante all’atto della stampa.

Non da ultimo, il colore ha dei costi estremamente più elevati rispetto al bianco e nero.

Se non avete delle esigenze particolari collegate all’uso del colore, è meglio non usarlo.

Fondini grigi

L’uso dei fondini grigi all’interno dei riquadri è un altro elemento da evitare.

In ambito di documenti tipografici, spesso venivano utilizzati fondini grigi o colorati con lo scopo di fornire un abbellimento grafico al documento.

Stampato sulla stampante laser, il fondino presenta delle controindicazioni.

Le stampanti laser reagiscono in modo diverso alla retinatura del fondino, creando, a volte, difformità nella resa grafica tra una stampante ed un’altra.


La leggibilità di caratteri stampati sopra un fondino grigio è minore di quella dei caratteri stampati su un fondo bianco.

Il retino grigio contribuisce in misura marcata al consumo del toner.

Da scartare assolutamente il fondino a colori perchè i problemi citati sopra si presentano, in questo caso, estremamente amplificati.

Se il documento viene inviato a enti esterni si deve collocare opportunamente l’indirizzo di destinazione affinchè risulti interamente all’interno della finestra della busta.

Il posizionamento dell’indirizzo, deve avvenire alla tredicesima riga, per un’interlinea a sesti di pollice, ed alla 45 esima colonna per un carattere a 10 CPI.

Finestra busta

Per interlinee più strette e per caratteri più piccoli, questi valori vanno aumentati in proporzione.

Nella finestra di stampa entrano circa 7 linee di stampa (sempre a 6 LPI) e 35 caratteri (10 CPI). Lasciate almeno 3 linee vuote sopra e sotto all’area della finestra in modo da evitare che parte del testo o della grafica, sopra o sottostante, finiscano nell’area della finestra che deve contenere solo l’indirizzo del destinatario.

Il software Validoc per sistemi AS/400 ( iSeries – System i ), prodotto da Record Informatica Srl, vi può aiutare a comporre un documento leggibile e funzionale conforme alle linee guida fornite in questo testo.



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