Workflow

Ogni azienda possiede diversi processi di business. Questi processi prevedono il passaggio di documenti, informazione e compiti tra persone e/o gruppi di persone che devono svolgere determinate azioni in base a determinate regole stabilite dall’azienda stessa.

Il workflow ti consente di automatizzare questi processi e, nello specifico dell’applicazione documentale, con il workflow puoi coordinare tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione dei documenti, specificando le attività di tutti i soggetti coinvolti.

processi di business
Il processo di business rappresenta l’insieme di attività che devono essere svolte perché un lavoro sia portato a compimento.

Le componenti aziendali che sono coinvolte nel workflow sono tre:

I soggetti che devono svolgere le operazioni con i loro ruoli specifici
I documenti su cui le operazioni devono essere svolte
Il processo che rappresenta la sequenza di azioni che deve essere svolta

Tramite un corretto uso del workflow puoi monitorare l’intero ciclo di vita dei documenti ed, in qualunque momento, puoi individuare in quale fase il documento è fermo e sapere le azioni che devono essere compiute sul documento ed i soggetti che devono compierle.

ciclo di vita
Il ciclo di vita di un documento inizia nel momento in cui il documento viene creato e può coinvolgere diverse fasi come la protocollazione, l’apposizione di firme etc.

Il principale vantaggio che ottieni dall’uso del workflow è un costante monitoraggio dei processi. Con il workflow puoi essere certo che i documenti verranno sempre trattati secondo le modalità che avrai definito e, quindi, con le regole dell'azienda e non quella degli utenti.

Nella gestione documentale fornita da Record Informatica sono presenti due possibili gestioni di workflow, il workflow standard e quello avanzato.

Il workflow standard è uno strumento molto intuitivo. Il workflow standard utilizza un sistema di notifiche, inviate direttamente ai soggetti coinvolti nel processo, che consente di far eseguire delle attività ad ogni passaggio che il documento effettua.

notifiche
Le notifiche sono messaggi riguardanti l’azione da svolgere ed il documento su cui deve essere svolta. Le notifiche vengono visualizzate all’interno del documentale, viene inoltre fornita la possibilità di inviare ai soggetti coinvolti le notifiche per e-mail..

Il workflow avanzato è molto più flessibile e potente. Ti consente di creare qualunque flusso documentale, anche molto complesso, con le caratteristiche di cui hai bisogno.Il workflow avanzato ti permette, letteralmente, di disegnare il processo in ogni sua fase, di introdurre e gestire regole e servizi molto articolate in modo da avere un maggiore controllo ed automazione delle attività da svolgere.

Workflow avanzato

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