Ricerca e Gestione

L’impegno richiesto dalle attività di acquisizione dei documenti si rivela estremamente fruttuoso per rendere più efficienti le fasi di reperimento dei documenti e la gestione degli stessi (modifica, cancellazione, stampa, etc.)

Indicando pochi dati di ricerca ottieni a video il documento ricercato, disponibile per la lettura, la stampa, l’invio a clienti/fornitori, etc. Le tue attività aziendali legate alla contabilità, alla fatturazione, alla gestione ordini, ed a tutte le aree che fanno ampio utilizzo di documenti, saranno svolte molto più rapidamente.

Per effettuare la ricerca hai a tua disposizione due strumenti: la ricerca per “chiavi”e la ricerca full-text

La ricerca per “chiavi di ricerca” ti consente di selezionare tutti i documenti che hai acquisito con determinate chiavi. Dopo aver impostato una chiave di ricerca, come ad esempio il codice del cliente, il documentale ritornerà l’elenco dei documenti riferibili al cliente richiesto.

La ricerca full-text è simile alla ricerca fornita dai motori di ricerca di Internet. Con la ricerca full-text hai la possibilità di ricercare una qualsiasi parola o combinazione di parole presente nei documenti.

Normalmente nel mondo reale i documenti vengono suddivisi in schedari, in cartellette od in fascicoli. Per permetterti di conservare le tue abitudini di gestione, il software documentale ti fornisce la possibilità di raggruppare i documenti in cartelle o fascicoli virtuali (il documento rimane sempre unico).

Le cartelle sono di natura logica ed i documenti sono presenti fisicamente una sola volta ma possono appartenere a più cartelle. Quindi puoi inserire lo stesso documento in più cartelle. Un classico esempio è il documento fattura. Ti è sicuramente utile averlo nella cartella con tutte le fatture del mese ma anche nella cartella dell’ordine del cliente assieme alla conferma del cliente, al preventivo fornito, etc.

Puoi modificare in ogni momento il documento caricato nel documentale se la sua natura lo consente. Se, ad esempio, si tratta di un testo Word, puoi aprirlo, modificarlo e salvarlo nuovamente. Se, invece, si tratta di un documento acquisito in formato immagine da scanner, non puoi modificarlo. Ad ogni modifica od intervento sul documento, viene tenuta traccia della revisione con indicazione dell’utente che l’ha operata.
Se è in corso una revisione del documento viene visualizzata un'avvertenza per evitare la sovrapposizione di modifiche.

Puoi inviare agevolmente per e-mail i documenti presenti nel documentale. Anche l’invio tramite fax può essere effettuato tramite servizio internet o con la stampa sul driver di stampa fax se presente.

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