Domande e Risposte

Generiche

- Posso usare il vostro software per emettere fatture elettroniche?
Si. Il software consente di firmare digitalmente i documenti e, quindi, di firmare le fatture creando la versione elettronica del documento.

- Quali sono i vantaggi dell’archiviazione documentale?
Il principale vantaggio dell’archiviazione documentale è quello di ottenere una gestione più sicura ed efficiente dei documenti. I tempi di ricerca si riducono notevolmente e si ottiene anche un risparmio sui costi di stampa e stoccaggio dei documenti.

- Quali sono i requisiti per installare il software?
Per una configurazione iniziale è necessario disporre di un server con IIS 6 ed un database (come ad esempio MS SQL Server), inoltre il server deve avere spazio disco sufficiente per contenere i documenti.

- Quali sono i documenti che posso archiviare?
È possibile archiviare qualunque documento per cui si può produrre una versione digitale (Es: PDF, DOC, XLS ecc.).

- Posso impostare delle restrizioni in modo che solo determinati utenti possano accedere ad alcune categorie di documenti?
Si. Per ogni utente è possibile settare i permessi di visualizzazione, modifica e cancellazione per ogni tipologia di documenti.

- Che tipo di ricerche posso effettuare sui documenti?
Si possono effettuare ricerche in base a chiavi oppure ricerche in base al contenuto del documento.

- Posso copiare sul mio pc un documento archiviato?
Si. Per Ogni documento archiviato è possibile salvare una copia in locale.

Conservazione sostitutiva

- Posso eliminare il cartaceo dei documenti fiscali se eseguo la conservazione sostitutiva?
Si. Se il documento fiscale viene conservato in forma sostitutiva allora è possibile eliminare il cartaceo.

- Ogni quanto devo fare il processo di conservazione ?
Il processo di conservazione deve essere effettuato almeno una volta all’anno. Se si utilizza la fatturazione elettronica, per i soli documenti di tipo fattura, deve essere effettuato ogni 15 giorni.

- Devo eleggere un incaricato particolare per l’esecuzione del processo di conservazione ?
Si. Occorre eleggere il Responsabile della conservazione. Il Responsabile della conservazione può essere un soggetto interno all’azienda oppure un soggetto esterno all’azienda.

- Devo indicare in qualche documento chi è il responsabile della conservazione?
Si. Occorre indicare nella documentazione relativa alla privacy il Responsabile della conservazione eletto. Occorre anche redigere il “Manuale del Responsabile della Conservazione”, nel manuale devono venire descritte le procedure e le attività che il Responsabile della Conservazione compie per poter svolgere in modo corretto la conservazione sostitutiva. .

Workflow

- Cos’è il workflow?
Il workflow consiste nell’automazione dei processi aziendali. Consente di monitorare il ciclo di vita di un documento definendo le fasi che riguardano l’elaborazione del documento ed i soggetti che dovranno intervenire.

- Quali sono le parti che compongono il workflow?
Le parti che compongono il workflow sono i soggetti che dovranno eseguire le azioni, i documenti su cui si opererà, e il processo di azioni da svolgere.

- Quali sono i vantaggi relativi al workflow ?
Il workflow consente di rendere più efficiente e trasparente la gestione dei documenti garantendo che ogni documento venga elaborato nei modi e tempi previsti dall’azienda.